プロジェクト管理ツールについて

以前もご紹介させて頂いた通り、弊社は基本テレワークで業務を行っています。
そしてこちらの記事でも弊社で使用している各種ツールについてご紹介させて頂きました。
その時はスケジュール管理やファイル共有、オンライン会議のツールについてご紹介させて頂きましたが、今回は以前ご紹介していなかった「プロジェクト管理ツール」についてご紹介したいと思います。

１．プロジェクト管理ツールとは

既にご存じの方も多いかと思いますが、プロジェクト管理ツールとはプロジェクトに関するコストやスケジュール、メンバーなどプロジェクトの目標達成に関わる全てのリソースを可視化し、管理するツールです。
各プロジェクトの進捗状況などをメンバー全員が一目で把握できるため、自分の担当分だけでなく他メンバーの状況も確認でき、漏れやダブりがなく効率的に作業を進めることができます。
今まではExcelを使ったスケジュール管理方法も多かったようですが、Excelだと計画変更やリアルタイムでの状況把握、メンバー間の情報共有の点で弱く、プロジェクト管理ツールを導入する企業が増えているそうです。
特にテレワークの導入が増え、同企業内でも離れてプロジェクト遂行する機会が増えた事も一因にあるかもしれません。

2．medeluで使用しているツール

様々なプロジェクト管理ツールがありますが、弊社では「Backlog（バックログ）」を導入しています。
Backlogはクラウド型のプロジェクト管理ツールで、ガントチャートやマイルストーンを簡単に作ることが出来るためタスク管理を行うのに向いています。
弊社は制作など行わない為使用していない機能ではありますが、Backlogはバグ追跡機能もあり、サイト制作などコーディング情報の共有にも向いているそうです。
弊社では必要に応じてプロジェクトやクライアント毎にBacklog内にプロジェクトを立て、其々のプロジェクトで社内外関係者をメンバーとして登録し進捗管理や情報共有ツールとして活用しています。
Backlogの概要は下記のとおりですが、詳しい内容を確認されたい方は公式サイトをご覧ください。　

主な機能

プランと料金
※全てのプランで30日間の無料期間あり

1. プロジェクト管理
担当者や期限を設定する事で作業進捗や
プロジェクトの達成率が一目で分かる。

2. 課題管理
課題の開始日・期限日を設定する事で
自動的にガントチャートが作成され、
プロジェクトの進捗を可視化出来る。

3. バグ管理システム
バグ追跡に必要な情報を登録する事で
バグ修正状況をチーム内で簡単に共有可能。

1. スタータープラン
月額2,970円
ユーザー数：～30人
プロジェクト数：～5
ストレージ：～1GB

2. スタンダードプラン
月額17,600円
ユーザー数：無制限
プロジェクト数：～100
ストレージ：～30GB

3. プレミアムプラン
月額29,700円
ユーザー数：無制限
プロジェクト数：無制限
ストレージ：～100GB

4. プラチナプラン
月額82,500円
ユーザー数：無制限
プロジェクト数：無制限
ストレージ：～300GB

プロジェクトによって細かい運用方法は異なりますが、基本的には「Wiki」でプロジェクト全体のルールを明示し、「ファイル」で議事録など資料の共有を行い、「課題管理」で各自のタスクを管理しています。
「課題」についてはコメントも付記出来るため、メンション機能を使って個々の課題に関して確認などやり取りをしながら進める事も可能で、メールやチャットなどの他のツールを使わずにできる事はとても便利です。
また「課題」に登録したものは「ガントチャート」にも自動で反映されるため、進行状況を把握することも容易で、プロジェクトの定例会では個々の課題を見るのではなく全体の進捗を把握するためにガントチャートを活用しています。

3．プロジェクト管理ツールを使うときに気を付けていること

弊社で使用しているBacklogは先ほど書いたようにかなり便利で優秀なツールだと感じています。
しかし同じツールでも様々なプロジェクトで使用し、其々使うメンバーが違うと気を付けなければいけないな～と感じることもあります。
基本的にはプロジェクトが始まる時にメンバー全員でBacklogの使い方についてルールを定め、且つその内容を「Wiki」に書いて周知するのですが、複数人で使っているとどうしてもそのルールが曖昧になってくる事があります。
これはプロジェクト管理ツールに限ったことではなく、複数メンバーで1つのツールを使って管理をしていると起こりうる事だとは思いますが、私自身が気を付けている事を書かせて頂きます。

1つ目は「ファイル」の管理です。ルールを設けるものの、フォルダ作成者の意図しないフォルダにファイルが入ることは多々あります。
ファイルが雑多に入ってしまった場合はどこかのタイミングで誰かが整理をする必要があるので、基本的にはそのファイルを使用する人に整理はお願いしています。
一方、意図しないところに入れられないようにするためには事前にフォルダのルールを共有する事はもちろんですが、どうしても後から新しいフォルダを作成する必要は出てくるので、なるべく具体的な名称で設定するようにしています。

2つ目は自身のタスク管理です。
自分で課題を設定し、自分で担当者になっているものは意識しているので問題ないですが、他メンバーが私を担当者にしている場合は思いがけず発生する課題なので管理が漏れないようにしないといけません。Backlogではメール通知機能を細かく設定できるため、私はそれを活用していますが、何でもかんでもメール通知を設定してしまうとメールが増え見落としてしまうため、私は自分が担当者のものと自分にメンションがされた時のみに絞っています。

どのようなツールでも言える事ですが、ツールが優秀であってもそれをどう使うかは我々使い手にかかっています。
自動的にガントチャートが作成されるBacklogですが、きちんと設定していないとそれも機能しないわけで、しっかり機能を理解し使いこなしていかないとせっかくのツールも使えないものになってしまうのでその点は意識して今後も使いこなしていこうと思います。

４．まとめ

今回は弊社で使用しているプロジェクト管理ツールのご紹介をさせて頂きました。
テレワークが基本の弊社、自社内メンバーとの共有もそうですがクライアントとの情報共有も全てオンライン上になっています。
どんどん新しいツールが出てきており其々一長一短だとは思いますが、何を使いたいのか、使えるのかを明確にした上で導入する事がコスト面でも無駄にならないと思っています。
以前取り上げたBIツール（過去の記事はこちら）もそうですが、どのようなツールも使いこなしてなんぼ。
これからも時代の流れをキャッチしつつ、弊社に合ったツールを導入し活用することで業務の効率化、サービスの向上を目指したいと思います。

弊社medeluでは、ダイレクトマーケティングのノウハウから、事業ごとに最適化した勝ち筋をご提供できるようサポートして参ります。
お困りの点などございましたら､どうぞお気軽にご相談下さい。