新型コロナウイルス感染拡大を受けて、「テレワーク」や「在宅勤務」が一気に浸透しましたが、実はコロナ以前から「テレワーク」が日常的に行われておりましたmedeluです。
とはいえ、直接会って話すという選択肢が一般的であった頃と比べると、さらに本格的な環境づくりが求められたことは皆さんと変わらないところかもしれません。そこで今回は、medelu流のテレワークスタイルについてご紹介できればと思います。
目次
1．リモートワークにおけるスケジュール管理について
2．ファイル共有と共同作業について
3．オンライン会議やオンライン商談について
4．情報共有やコミュニケーションについて
1．リモートワークにおけるスケジュール管理について
当社では、Googleカレンダーを使ってスケジュール管理を行っています。グループウェアなどで、スケジュールを共有するなんていうことはすでに一般的かと思いますので、ツールについてのご紹介は割愛しますが、medelu流スケジュール管理のポイントは、「タスクもスケジュールで共有する」ことです。
打合せの予定や締め切り設定に活用するというのは普通ですが、何の作業をどれぐらいの時間でやる予定かというところまでスケジュールに落として共有するのがmedelu流です。頼んだ仕事にいつ着手してくれる？作業時間の見積りは？稼働状況は？などが一目で把握できるので、ちょっと相談したいとか、作業をお願いしたいという時に、相手の状況が分かるのでお願いがスムーズです。
ただし、あくまで予定なので、想定よりも早く終わっていたり、優先度が低かったりする場合もありますから、作業中になっていても、「今〇〇の件、話せますか？」などのコミュニケーションも大切にしています。自分自身も仕事を引き受けてから納期に間に合わない！なんてトラブルも防ぐことができるので、習慣化すると双方にメリットが生まれますよ。
2．ファイル共有と共同作業について
ファイル共有については、実はかなり長いこと検討してきました。
見るポイントは、セキュリティは当然のことながら、容量やコスト、検索性、外部ユーザーとの共有方法、UI、他ツールとの連携など。ガントチャートに落としてくれたり、コメントが残せたり、プラスアルファの機能が充実しているものを含めて、様々なツールを試しましたが、Ofiice365に含まれている「SharePoint」を活用することに。もともとOffice 365に含まれているので追加費用も発生しませんし、何より使い慣れたOffice系アプリとの親和性が高いのも魅力でした。
使用開始にあたってのポイントは「運用ルールの策定」です。やみくもにファイルを放り込んでしまうと、ファイル検索ができるとはいえ混乱をきたします。複数人で使うわけですから、「ファイル名のつけ方」「フォルダの作り方」をメインにルールを決められれば十分です。使ってみないと分からないこともたくさんあるという前提で、見直す時期やポイントを考えてルールを策定してみてください。運用してみて不都合があれば共有してチューニングしていくことが成功への近道だと思います。
SharePointの魅力として、Office系アプリとの親和性とお伝えしましたが、ブラウザ上で共同編集ができるのでリモートワークでは特に助かっています。プレゼン資料をレビューするときには、オンライン会議で会話をしながら、このページにコメントを追加したいとか、フォントを変えたいなど、同時に編集しながら完成を目指すことができます。ファイルを作成してメールに添付して送付し、赤入れされたものが戻ってきたら再度修正…なんて手間がかからないので時間短縮にもなりますし、意見を出し合いながらクオリティを上げていけるのでお勧めです。
3．オンライン会議やオンライン商談について
会議やウェビナーだけでなく、オンライン飲み会が生まれるなど、オンラインでのコミュニケーションツールの活用機会が急激に増えてきましたね。当社では、クライアントに合わせて複数のツールを使い分けています。
一番よく使っているのは、「Google meet」です。Googleカレンダーを使っているので、スケジュール登録する際に会議用URLを簡単に発行できるので手軽に始められますし、画面共有やチャットなどの基本的な機能が付いているので十分といった印象です。以前はオフィスで話しかけることができたチームメンバーとは、カレンダーに毎日繰り返し設定で、meetのURLも発行しておきます。時間がずれても同じURLが使えるので、チームメンバーとの打合せしたい時にはすぐそこでつないで会話しています。そのほかにも、zoomやV-CUBEなど、クライアント側のルールに合わせて使い分けをしています。
いずれのツールにおいても、気を付けたいのは会議中のビデオや音声の使い方です。まず、必要に応じて、カメラやマイクのオンオフを切り替えることをお勧めします。最近のマイクは高性能ですから、ちょっとした生活音や家の外の音を拾いやすく、他の人の発表や会話を妨げることがあります。また音声が途切れがちなど、通信状況が悪いときには映像の解像度を落とすか、必要でなければカメラをオフにして音声のみで参加すると通信環境が改善されることがあります。
音声については、外付けマイクを用意される方も多いと思いますが、天井が高い部屋や、遮るものがない部屋では、音が広がりやすく聞こえづらいことが多いです。ヘッドセットにして口元に近いマイクにするか、狭い部屋に移動すると聞こえやすくなります。社外の方との打合せ前に、社内で音声やカメラチェックをしてもらうといいかもしれません。
4．コミュニケーションについて
コミュニケーションツールとして、Office365に「Teams」も含まれていますが、当社ではクライアントの導入実績が多かったという背景から「Chatwork」を使っています。用途としては、ちょっとした雑談から業務連絡や進捗報告、SharePointで更新したファイルURLの共有まで多種多様です。
非常に便利なツールではありますが、気を付けたいところは、「情報の埋没」です。ファイルの共有や検索も可能ではありますが、膨大なタイムラインの中で重要な情報が埋もれないように、重要度の高い内容や、ファイルを添付して送りたいときはあえてメールにしています。また、Chatworkで流れてきた情報を読んだことで終わらせないように、スケジュールやタスクに反映させたり、情報をアーカイブ化したりなど、受け手側の工夫も大切です。
まとめ
medelu流リモートワークの環境づくりについて、いくつかご紹介いたしましたが、参考になりましたでしょうか。リモートワークを早くから導入してきた当社ではありますが、新しい生活様式の浸透に伴い、これでいい！というものはなく、日々改善し続けることも重要だと感じています。これいいかも！と思ったものを共有し、チャレンジできる環境であることに感謝をしつつ、今後も環境改善だけでなく、意識改革についても継続して取り組んで参ります。また、新たな取り組みができたときには、皆さんに改めてご紹介させていただきますので、今後のmedeluにもどうぞご期待ください。
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