弊社は、ダイレクトマーケティング特化のコンサルティング会社です。
つまり私は「コンサルタント」の一人なわけですが、
最近1週間ほどお休みをいただいた時に見つけた本を読んで
ドキッとさせられたことをぜひお伝えしたいと思います。
読んだのは、
大石哲之氏著の「コンサル1年目が学ぶこと」（ディスカヴァー・トゥエンティワン）です。
コンサルタントはもちろん、全てのビジネスマンに共通して必要な考え方や知識が書かれており、
1年目の新人だけでなく、ベテランになっても振り返りにとても良い本だと思いました。
（ちなみに就活中の甥っ子にも勧めました）
どんな会議でもやるべきことは同じ！
ところで、皆さんは1週間の中で何本の会議を行ってますか？
私は多い週で、11本。1日で5本が最高記録でしょうか…。
「定例会議」「全体会議」「分科会」…
会議にもいくつか種類があり、頻度や内容、出席者は異なりますが、
この本を読んで実はやるべきことは同じだった！と思い出したわけです。
分かりやすく、会議のアウトプットとしておなじみの議事録でご説明します。
この本の中で、議事録とは、
1．決定事項、確認事項を書き、関係者に確認し、決定するためのもの
2．決定事項を書いて、後日のための証拠に残すためのもの
と書かれています。
そして議事録には、日時・場所・参加者・本日のアジェンダ（論点・議題）
という当たり前の項目に加え、さらに4つの項目が必要と書かれていました。
・決まったこと
・決まらなかったこと（次に持ち越したこと）
・確認が必要なこと
・次回に向けての TO DO（誰がいつまでに）
おそらくここまで読んで新しい発見は無かったはずです。
しかし、本当にそれ実践できてますか？
「決まらなかったこと（次に持ち越したこと）」や、
「次回に向けてのTO DO（誰がいつまでに）」は、忘れてしまうことありませんか？
「時間が足らずここまで着手できませんでした」
「相手からお返事がもらえず進められていません」とか…
何かしら理由があって作業が滞っていたり、決定が遅れたりはよくあることです。
その時に「あぁ、なるほど。そうでしたか。それは仕方ないですね」で終わらせず、
「では、誰がいつまでにそれをやるのか」を確認してスケジュールに落とすこと。
ここまでが会議でやるべきことでした。
私も頭ではわかっているつもりでしたが、無意識のうちに忘れていたかもしれません。
会議や相手に慣れてきた時ほど、これは意識をして実践しないといけないことですね。
「回数と頻度」が大事
では次に、実際の会議を振り返ってみましょう。
未決の項目が多すぎたり、進捗の遅れが出てきた時には、
担当者にスピードを上げることをお願いすると思いますが、
それと同時に会議の開催頻度も確認してみてください。
特に「週1回」の「定例会議」。
毎週決まった曜日・時間に会議をすること自体がゴールになっていませんか？
とある人が「何事も、定着させるには頻度と回数が大切だ」と言いました。
例えば、月に1回ランニングしている人と週に3回ランニングしている人。
生活に入り込んで習慣になっているのは週に3回の人でしょうと。
会議も頻繁にあれば、決まった曜日・時間に参加するものという「習慣」になりかねません。
今一度、会議でやるべきことを考えてみてください。
勇気をもって「来週の定例は飛ばしましょう」と言うことが、
時には大切なこともあると思います。
1週飛んで、その間に後れを取り戻したり、作業が捗ったりして
次回はアジェンダが盛り沢山になるかもしれませんが、
活発な意見交換ができ、成果が報告でき、次に進めることのほうが重要ですよね。
普段何気なくやっていること、当然知っていると思っている内容でも、
改めて活字化されたものを読むと初心に帰って発見できることが沢山ありますね。
また、こんな基礎的スキルについても自身の仕事を通してふり返っていきたいと思います。
皆さんのお仕事の参考になればうれしいです。